Bonnes pratiques d'utilisation de la messagerie

En ce début d’année nous souhaiterions vous aider dans votre quotidien et ainsi vous rappeler les bonnes pratiques quant à l’utilisation des systèmes-outils mis à votre disposition.

Ces bonnes pratiques devraient vous permettre une meilleur utilisation et vous(nous) faire gagner en performance.

Nous essayerons tous les mois de vous donner quelques Astuces-Consignes pour vous aider.

Thème de Janvier, L’utilisation de la Messagerie (Mail).

• Le mail ne remplace pas les appels téléphoniques, les deux sont complémentaires
• Le mail est gourmand en espace disque, et demande une gestion
• Destruction (mis en Corbeille et surtout vider sa Corbeille)
• Archivage dans des dossiers d’Archives pour vos Vieux messages
• Le mail n’est pas le bon système pour la diffusion des documents lourds (poids > 2Mo), il est préférable de mettre un lien
• Cela entraine chez l’expéditeur et les destinataires une surconsommation de leurs espaces de stockage
• Cela allonge les temps de synchronisation entre vos différents appareils de messagerie (PC Fixe / Portable / Mobile) et chaque appareil voit sa capacité de stockage altéré

Tous les appareils n’ont pas les mêmes capacités de stockage

• Pour l’envoi de pièce jointes lourdes vous pouvez utiliser :
• K:\entreprise\  ou One-drive  pour les partages en Internes Aubade
• Wetransfert /  One-drive pour les partages avec des personnes Externes
• Le mail (Office 365, Outlook) vous offre aussi la possibilité de gérer vos présences au bureau, via Réponses Automatiques (Absence du bureau)
• Cela vous permet d’informer les autres personnes que vous n’êtes pas joignable
• D’orienter vers d’autres personnes vos interlocuteurs pendant votre absence

Ces recommandations sont là pour vous aider, et aussi assurer un bon fonctionnement des différents systèmes-Outils utilisés par Aubade.

Nous sommes à votre disposition pour vous montrer ou vous assister.

Bonne semaine,